Datenschutzerklärung

1. Datenschutz auf einen Blick

Allgemeine Hinweise

Die folgenden Hinweise geben einen einfachen Überblick darüber, was mit Ihren personenbezogenen Daten passiert, wenn Sie unsere Website besuchen und unsere Dienste nutzen. Personenbezogene Daten sind alle Daten, mit denen Sie persönlich identifiziert werden können.

Datenerfassung bei Mana

Wer ist verantwortlich für die Datenerfassung? Die Datenverarbeitung erfolgt durch den Betreiber der Website. Die Kontaktdaten finden Sie im Impressum.

Wie erfassen wir Ihre Daten? Ihre Daten werden zum einen dadurch erhoben, dass Sie uns diese mitteilen. Hierbei kann es sich z.B. um Daten handeln, die Sie bei der Registrierung oder in Kontaktformularen eingeben.

Andere Daten werden automatisch beim Besuch der Website durch unsere IT-Systeme erfasst. Das sind vor allem technische Daten (z.B. Internetbrowser, Betriebssystem oder Uhrzeit des Seitenaufrufs).

Wofür nutzen wir Ihre Daten?

Zur Bereitstellung und Abrechnung unserer Mana-Services
Zur Verwaltung Ihrer Mana-Credits
Zur Kommunikation mit Ihnen
Zur Verbesserung unserer Dienste
Zur Erfüllung rechtlicher Verpflichtungen

Welche Rechte haben Sie? Sie haben jederzeit das Recht auf:

Auskunft über Ihre gespeicherten Daten
Berichtigung oder Löschung Ihrer Daten
Einschränkung der Verarbeitung
Widerspruch gegen die Verarbeitung
Datenübertragbarkeit

2. Hosting und Content Delivery Networks (CDN)

Hosting

Unsere Website und Services werden auf Servern in Deutschland gehostet. Dies gewährleistet, dass Ihre Daten innerhalb der EU verarbeitet werden und den strengen deutschen Datenschutzbestimmungen unterliegen.

Server-Standort: Frankfurt am Main, Deutschland Sicherheit: SSL-Verschlüsselung, regelmäßige Backups, Firewall-Schutz

3. Allgemeine Hinweise und Pflichtinformationen

Datenschutz

Wir nehmen den Schutz Ihrer persönlichen Daten sehr ernst. Wir behandeln Ihre personenbezogenen Daten vertraulich und entsprechend der gesetzlichen Datenschutzvorschriften sowie dieser Datenschutzerklärung.

Hinweis zur verantwortlichen Stelle

Verantwortliche Stelle für die Datenverarbeitung ist:

Mana Systems GmbH
[Adresse]
[PLZ Ort]
Deutschland

Telefon: [Telefonnummer]
E-Mail: datenschutz@mana.ai

Speicherdauer

Wir speichern Ihre personenbezogenen Daten nur so lange, wie es für die Zwecke erforderlich ist, für die sie erhoben wurden, oder wie es gesetzliche Aufbewahrungsfristen vorsehen.

Pflichtangaben

Die Bereitstellung bestimmter personenbezogener Daten kann gesetzlich vorgeschrieben sein (z.B. Steuervorschriften) oder sich aus vertraglichen Regelungen ergeben. Für die Nutzung unserer Mana-Services ist die Angabe einer E-Mail-Adresse erforderlich.

4. Datenerfassung bei Mana

Registrierung und Account-Erstellung

Bei der Registrierung für Mana erfassen wir:

E-Mail-Adresse
Passwort (verschlüsselt gespeichert)
Optional: Name, Unternehmen, Telefonnummer

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung)

Mana-Credit-System

Für die Verwaltung Ihrer Mana-Credits speichern wir:

Transaktionshistorie
Credit-Stand
Nutzungsstatistiken
Abrechnungsdaten

Diese Daten sind erforderlich für die ordnungsgemäße Abrechnung und Bereitstellung unserer Services.

Nutzung von KI-Tools

Bei der Nutzung von KI-Tools über Mana:

Wir leiten Ihre Anfragen verschlüsselt an die jeweiligen KI-Anbieter weiter
Ihre Eingaben werden NICHT für das Training von KI-Modellen verwendet
Temporäre Speicherung nur zur Servicebereitstellung
Automatische Löschung nach Verarbeitung

Memoro App

Bei Nutzung der Memoro-App:

Audio-Aufnahmen werden verschlüsselt übertragen
Transkripte werden in Ihrem Account gespeichert
Sie haben volle Kontrolle über Ihre Aufnahmen
Löschung jederzeit möglich

5. Zahlungsdaten

Zahlungsabwicklung

Die Zahlungsabwicklung erfolgt über zertifizierte Zahlungsdienstleister:

Stripe (für Kreditkarten)
PayPal
SEPA-Lastschrift

Wir speichern keine Kreditkartendaten. Diese werden direkt beim Zahlungsdienstleister verarbeitet.

Rechnungsdaten

Für die Rechnungsstellung speichern wir:

Name/Firmenname
Anschrift
Steuernummer (bei Unternehmen)
Zahlungshistorie

Aufbewahrungsfrist: 10 Jahre gemäß steuerrechtlichen Vorschriften

Mit Ihrer Einwilligung senden wir Ihnen unseren Newsletter mit:

Produkt-Updates
Tipps zur Mana-Nutzung
Sonderangebote

Abmeldung: Jeder Newsletter enthält einen Abmeldelink. Sie können sich jederzeit abmelden.

7. Cookies und Tracking

Technisch notwendige Cookies

Wir verwenden nur technisch notwendige Cookies für:

Session-Management
Spracheinstellungen
Sicherheitsfunktionen

Analytics

Wir verwenden datenschutzfreundliche Analytics-Tools:

Anonymisierte IP-Adressen
Kein Cross-Site-Tracking
Opt-Out möglich

8. Ihre Rechte

Auskunftsrecht

Sie haben das Recht, Auskunft über Ihre gespeicherten personenbezogenen Daten zu erhalten.

Berichtigungsrecht

Sie haben das Recht, unrichtige Daten berichtigen zu lassen.

Löschungsrecht

Sie können die Löschung Ihrer Daten verlangen, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.

Datenübertragbarkeit

Sie haben das Recht, Ihre Daten in einem strukturierten, maschinenlesbaren Format zu erhalten.

Widerspruchsrecht

Sie können der Verarbeitung Ihrer Daten jederzeit widersprechen.

Beschwerderecht

Sie haben das Recht, sich bei der zuständigen Aufsichtsbehörde zu beschweren.

9. Datensicherheit

Unsere Sicherheitsmaßnahmen

Ende-zu-Ende-Verschlüsselung für sensible Daten
SSL/TLS-Verschlüsselung aller Verbindungen
Regelmäßige Sicherheitsaudits
Zugriffskontrolle und Berechtigungsmanagement
Regelmäßige Backups
Incident-Response-Plan

Ihre Verantwortung

Sicheres Passwort wählen
Zugangsdaten vertraulich behandeln
Zwei-Faktor-Authentifizierung aktivieren (empfohlen)

10. Datenübermittlung an Dritte

KI-Anbieter

Für die Bereitstellung der KI-Services übermitteln wir Daten an:

OpenAI (ChatGPT)
Anthropic (Claude)
Weitere KI-Anbieter

Wichtig: Wir haben mit allen Anbietern Vereinbarungen getroffen, dass Ihre Daten nicht für Trainingszwecke verwendet werden.

Keine Weitergabe zu Werbezwecken

Wir geben Ihre Daten niemals zu Werbezwecken an Dritte weiter.

11. Internationale Datenübermittlung

EU-Datenschutz

Ihre Daten werden primär innerhalb der EU verarbeitet. Bei Übermittlungen außerhalb der EU (z.B. an KI-Anbieter in den USA) stellen wir sicher, dass:

Standardvertragsklauseln vereinbart sind
Angemessene Schutzmaßnahmen bestehen
Ihre Rechte gewahrt bleiben

12. Minderjährigenschutz

Unsere Services richten sich nicht an Personen unter 16 Jahren. Wir erfassen wissentlich keine Daten von Minderjährigen.

13. Änderungen der Datenschutzerklärung

Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung anzupassen. Die aktuelle Version finden Sie immer auf unserer Website. Bei wesentlichen Änderungen informieren wir Sie per E-Mail.

14. Kontakt

Bei Fragen zum Datenschutz erreichen Sie uns unter:

E-Mail: datenschutz@mana.ai
Telefon: [Telefonnummer]
Post: Mana Systems GmbH, Datenschutz, [Adresse]

Unser Datenschutzbeauftragter:
[Name des Datenschutzbeauftragten]
[Kontaktdaten]

Stand: Januar 2024